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知识驱动高效研发

作者:AMT咨询 分类：战略管理 上传者:ZCOM网友

 最近，刚刚进入某企业工作的小夏，每次朋友聚会，总是怨声载道。作为一名专业技术型人才，一毕业就进入了一个不错的研究院所的他，曾一度让朋友垂涎三尺；可还没来得及赞美，他就先倒出了一肚子的苦水。
就在上周，因为审批一个内部文件，他反反复复跑了好几个部门，因为部门间工作信息缺乏共享、传达效率低，让本来很快就能完成的事情因此白白耽误了一个多星期的时间。这也难怪小夏抱怨，如果企业在逐渐壮大的时候，审批、传阅等办公工作流仍然依靠人工纸质流转，不仅运转效率低，而且难以实时获知工作流的审批进度，节点状态和审批意见。
“我们现在交流的工具主要靠定期和不定期会议、电话、邮件方式沟通，缺少文件实时传递和反馈的交流平台。”小夏闷声说，“每个人就囿在自己的小圈子里，来了这么久了，连谁是谁都搞不清楚，更不要说互相了解和学习了。”而在工作中，也因为互相之间，如领导、同事、下属等因为不能及时获知彼此的工作状态和工作计划，统一调整工作计划，工作也时常处于无组织的状态，企业是否能拥有一个共享这些内容的平台呢？
让小夏一直头疼的还有对外发文件的问题，工作一向谨慎认真的他，每次对外发出文件都要按照规定找领导审批签字，可领导不在的时候，这要紧急发出的文件，是发还是不发？虽然企业在这个问题上因为监控不足而一切靠个人自觉，可作为一个新员工的他，又怎敢像老员工那样无所顾忌？
当然，小夏的抱怨自然还不止这些。从发文的审批到工作流的审批，从知识的共享到员工的互动，抑或是会议室申请管理及使用现状查询、办公室物品信息登记管理、用车管理等。这些一个个看似很小的问题，在质和量的累积都达到一定程度的时候，会不会也成为企业成长的桎梏？可以明确地回答你，是。
[这些看似一个又一个很小的问题，在质和量的累积都达到一定程度的时候，会不会也成为企业成长的桎梏？]
从文档工作看知识管理
如前文中的小夏所在的企业一样，现阶段国内研究院所的发展，大多是处于由传统单一型研究院向多元化研发型企业发展的阶段。由于体制上的关系和历史原因，其在知识管理领域大多仍处于原始的纸质档案管理阶段，办公协同的工作也大多是较为原始的OA阶段，甚至在协同/知识管理领域仍然是建设空白。我们可以从现阶段企业文档管理工作入手，看看向研发型成长的企业该如何构建自己的知识体系？
文档分类模式单一，检索维度较少。一般的企业技术文档分类只是按照项目编号来分类，分类方式单一，展示维度单一，不能提供较为复杂的查询功能；可以通过工作流来检索，但无法直接检索到某项目的模块的研发信息。
工作文档缺乏集中管理制度。工作文档没有统一管理，分散在各个业务人员的电脑中，甚至根本没有形成记录文档。项目过程中产生的中间过程文档没有做好统一的管理，没有按照知识分类统一管理过程文档，制定统一的过程文档模板，加挂项目和模块属性，查询相关资料更多依赖富有经验的技术专家。
各部门知识管理及分类体系差异较大，缺乏统一管理力度。现存各个部门的知识管理体系较为混乱，每个部门的知识管理工作水平高低不齐。需要在全所层面统一部署知识管理规范，配套相关的咨询和培训项目，提高各部门知识管理的意识和水平。通过知识管理系统固化成果。
缺乏情报收集与反馈机制。现阶段研究所内没有分领域（政策类、市场类、竞争对手类、合作伙伴类等）建立知识情报管理机制，定期收集、筛选重要的行业和技术情报，并转化为有效的情报信息。还需要配套管理规范落实情报的收集整理工作。
跨部门、跨项目信息集成、共享困难。同时领导和参与多个项目的工作，需要同时获知多个项目的进展情况和人员配置，现在没有系统提供多项目协作管理功能。项目组成员需要有一个空间共享所有与项目相关的信息、高层能够便捷地浏览、查询有关项目组、跨部门项目团队协作项目的动态或历史信息，发出临时指令。
为知识管理做规划
当然，文档工作并不是知识管理的全部内容，从知识管理的角度来说，文档管理只是其存储非结构化知识的一个载体，如何将企业在运营中产生的必要的文档与业务流程结合起来，通过管理和技术的手段，集成企业的知识信息，从而进一步将其运用到战略层面是知识管理规划的重要意义。我们可以用文档/流程管理，内容管理与集成，知识资本/能力管理来分别代表企业在知识管理方面三个应用的层次。如图1所示。